Bez profesjonalnego zespołu księgowych trudno wyobrazić sobie dzisiaj funkcjonowanie dużej firmy. Rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych pozwala nie tylko na uregulowanie obowiązków wobec fiskusa, ale stanowi również istotną pomoc w zarządzaniu przedsiębiorstwem – pozyskane raporty ułatwiają podejmowanie decyzji i planowanie działań. Jak programy księgowe usprawniają pracę zespołu? Jakie są plusy takiego rozwiązania?
Zwiększenie efektywności działań
Chociaż księgowi w swojej pracy od lat korzystają z różnych programów biurowych, warto poszukać na rynku rozwiązań zaprojektowanych z myślą o pracy księgowego. Wyposażone są one w wiele ciekawych i przydatnych funkcji. Na przykład do rutynowych zadań zespołu księgowego należy przeprowadzenie zamknięcia miesiąca. Nowoczesne programy księgowe tj. np. FlexiClosing znacznie ułatwiają całą procedurę, ponieważ pozwalają przypisywać zadania do poszczególnych osób, umożliwiają zaplanowanie harmonogramu ich wykonania, a także dają możliwość zdalnej komunikacji pomiędzy pracownikami. Znacznie ułatwia to komunikację i pozwala usprawnić cały proces. Programy komputerowe umożliwiają nadzór nad wszelkimi powtarzalnymi zadaniami pracowników działu księgowości – eliminuje to błędy wynikające często z rutyny, a samym księgowym pozwalają efektywniej planować i wykonywać swoją pracę.
Zawsze aktualne dane
Dzięki programom księgowym możliwa jest archiwizacja wszystkich dokumentów, przegląd wykonanych zadań czy przeprowadzonych operacji finansowych. Wiele z programów zaprojektowanych z myślą o dziale księgowości umożliwia generowanie raportów z przeprowadzonych działań. Rodzaj zestawienia oraz konkretne informacje, które chcemy wygenerować, można wcześniej odpowiednio skonfigurować, tak by uzyskać dane, na których w danej chwili najbardziej nam zależy. Dzięki funkcjom programu możemy też pozyskać informacje o opóźnieniach lub błędach, które można natychmiast skorygować.
Proste tworzenie analiz finansowych
Zarchiwizowane dane służą głównie do prognozowania oraz sporządzania raportów finansowych. Program księgowy umożliwia nie tylko dostęp do informacji z poprzednich miesięcy, ale również pozwala na sortowanie danych oraz ich grupowanie. W ten sposób analityk finansowy ma wszystko, czego potrzebuje do wygenerowania koniecznych raportów bez konieczności przeszukiwania archiwum. Znacznie przyspiesza to pracę, a jakość danych otrzymanych dzięki funkcjom programu jest znacznie wyższa niż gdyby konieczne było ich samodzielne zgromadzenie – łatwo wtedy o pominięcie jakiejś informacji, która mogłaby zaburzyć prawdziwy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Jaki program księgowy wybrać?
Trudno dziś wyobrazić sobie funkcjonowanie nowoczesnego działu księgowego, w którym nie wykorzystywano by programów komputerowych dostosowanych do charakteru realizowanych w nim zadań. Decydując się na zakup aplikacji, warto postawić na te, które oferują nam funkcje rzeczywiście wykorzystywane w pracy księgowych. Przykładem mogą być programy wspierające konkretne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. aplikacje wspierające zamknięcie miesiąca, przygotowanie sprawozdań finansowych czy usprawniające obieg dokumentów.
