Prowadzisz swój własny biznes i zastanawiasz się, jak sukcesywnie pozbywać się niepotrzebnej dokumentacji? Na rynku istnieje kilka produktów pozwalających wyeliminować, w sposób zgodny z prawem, zalegające dokumenty. Wybór jednak powinien być przemyślany i dostosowany do Twoich potrzeb. Pierwszą rzeczą, która nasuwa się na myśl jako skuteczne rozwiązanie tego problemu, są niszczarki biurowe. I jest to całkiem słuszne skojarzenie! Niszczarki biurowe są obecnie jednym z najpopularniejszych sposób utylizacji bieżącej dokumentacji firmowej oraz ochrony informacji. Czy jest to jednak rozwiązanie, które sprawdzi się na gruncie Twojego przedsiębiorstwa? Przekonajmy się!
Zalety niszczarek biurowych
Dokumentację firmową należy bezwzględnie niszczyć, a nie wyrzucać do kosza na śmieci. Tak nieodpowiedzialne zachowanie może nieść za sobą wiele przykrych skutków, od wycieku poufnych lub tajnych informacji przedsiębiorstwa po wysokie kary grzywny. Aby bezpiecznie niszczyć dokumenty wystarczy niszczarka biurowa spełniająca wymogi normy DIN 66399, która obecnie reguluje metodę utylizacji dokumentów bez względu na nośnik i precyzuje parametry ścinków powstałych w procesie niszczenia. Niszczarki biurowe pozwalają w stosunkowo szybkim czasie pozbyć się dokumentów, które mają zostać zniszczone. Wystarczy włączyć przycisk i wsunąć papier – prostota i skuteczność to niewątpliwie największa zaleta niszczarek biurowych. Jeśli posiadamy je w siedzibie firmy, mamy do nich stały dostęp, a co za tym idzie, możemy niszczyć dokumentację, kiedy tylko zachodzi taka potrzeba. Obecnie nawet najprostsze modele na rynku radzą sobie ze zszywkami lub spinaczami biurowymi, nie uszkadzając samych noży. Jednakże producenci prześcigają się w ułatwieniach, chcąc uczynić swoje produkty bardziej uniwersalnymi. W ten sposób możemy dostosować wybór niszczarki do specyfiki naszego biura: istnieją modele mogące z łatwością niszczyć także plastikowe karty, płyty CD/DVD, karty pamięci, czy też dyskietki. Urządzenia z wyższej półki charakteryzują się także trybem masowego niszczenia, pozwalającym na utylizację całych skoroszytów lub teczek z aktami i rzadsze opróżnianie pojemników. Do wyboru, do koloru!
Czy niszczarki biurowe mają jakieś wady?
Niestety tak. Niszczarki biurowe posiadają także kilka ograniczeń. Nawet najlepsze urządzenia na rynku nie są w stanie zniszczyć dysków HDD lub SSD – zwyczajnie ich konstrukcja i wielkość na to nie pozwala. Więc jeśli planujesz zutylizować firmowy komputer, musisz poszukać jakiejś alternatywy. Niszczenie przy pomocy niszczarki wymaga także czasu. Jest to odczuwalne zwłaszcza przy większych partiach dokumentów, które mają zostać zutylizowane. Co za tym idzie, aby dokumenty zostały zniszczone, potrzebna jest także osoba, która będzie tę niszczarkę obsługiwać. Zamiast wykonywać swoje zadania, Twój pracownik będzie stał nad niszczarką i mielił dokumenty. Do tego warto nadmienić, że żadna niszczarka biurowa nie jest w stanie niszczyć dokumentów w ciągłym trybie, więc jeśli wyobrażasz sobie opróżnienie zakładowego archiwum za pomocą jednego urządzenia, musisz mieć niebywałą wyobraźnię! Próba realizacji takie planu może okazać się nierealna, chyba że rozłożysz to w czasie… w dość długim czasie.
Alternatywne rozwiązania dla niszczarek biurowych
Zastanawiasz się pewnie, co w tych wszystkich sytuacjach, kiedy niszczarka biurowa Cię zawiedzie. Nie ma co załamywać rąk! Dobierz odpowiednią metodę, która pozwoli Ci na bezpieczne niszczenie dokumentów zalegających w Twojej firmie. W sytuacjach, kiedy musisz w krótkim czasie pozbyć się dużej (naprawdę dużej!) ilości papierów, najlepiej zwrócić się o pomoc do firmy profesjonalnie niszczącej dokumentację. Od momentu podpisania zlecenia pracownicy takiej firmy zrobią wszystko za Ciebie: odbiorą, przewiozą i zutylizują niepotrzebne dokumenty. Trzeba tylko rozważnie wybrać taką firmę. Identyczny schemat postępowania powinien mieć miejsce w przypadku, gdy nie jesteś w stanie zniszczyć jakiegoś nośnika danych w swojej niszczarce – np. wspomnianego dysku twardego. A co gdy chcesz zrezygnować z niszczarek biurowych, bo nie sprawdzają się w Twoim biurze? I tutaj rozwiązania należy szukać w firmach mobilnie niszczących dokumenty. Niektóre z nich oferują usługę cyklicznego niszczenia powiązaną z wynajmem specjalnych pojemników na dokumenty, które wystarczy poustawiać w strategicznych miejscach. Pracownicy zamiast wyrzucać dokumenty do kosza, będą wrzucać je do tych pojemników (bez możliwości ich ponownego wyjęcia – chyba, że sam zdecydujesz o otwarciu), a firma outsourcingowa będzie je opróżniać według ustalonego grafiku. Proste i skuteczne rozwiązanie, które sprawdza się zwłaszcza w tych firmach, gdzie występuje duży obieg dokumentacji. Jak widzisz opcji jest wiele, wystarczy tylko poszukać.
